Privacyverklaring

Judo Stene VZW hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je
persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven we heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Wie zijn wij?

Judo Stene VZW
Klokhofstraat 10, 8400 Oostende
Ondernemingsnummer 0459828005
Aangesloten bij de Vlaamse Judofederatie onder nr. 3032
E-mail: info@judo-stene.be — Telefoon: 0495/45.29.70

Als sportclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je
persoonsgegevens. Heb je na het lezen van deze verklaring nog vragen, neem dan gerust contact op via bovenstaande gegevens.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt.
• de verwerking beperken tot enkel die gegevens die nodig zijn voor dat doel.
• je uitdrukkelijke toestemming vragen wanneer wij die nodig hebben;
• passende technische en organisatorische maatregelen nemen om je gegevens te beveiligen.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• op de hoogte zijn van je rechten, je daarop attent maken en ze respecteren.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Judo Stene VZW verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vlaamse Judofederatie (uitvoering overeenkomst)
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Judo Stene (uitvoering
  overeenkomst)
• Voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
• Voor verzekeringsdoeleinden (uitvoering overeenkomst)
• In het kader van de organisatie van sportpromotionele activiteiten (uitvoering overeenkomst)
• Aanwezigheidsregistratie clubtrainingen (uitvoering overeenkomst)
• Het bijhouden van wedstrijd- en examenresultaten (gerechtvaardigd belang)
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• In het kader van de aanleg van het clubpatrimonium en het clubarchief
  (gerechtvaardigd belang, archiefdoeleinden)
• Het vastleggen van judoactiviteiten via foto en film en het publiceren daarvan op onze website, in ons ledenblad, in de pers en op sociale media
  (toestemming — zie punt 6)
• Gegevens over gezondheid, allergieën of dieet, wanneer die nodig zijn om veilig te sporten of om maaltijden te organiseren (uitdrukkelijke toestemming)

3. Welke gegevens verwerken we?

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, gsm en/of
  telefoonnummer, e-mailadres
• Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer
• Rijksregisternummer (uitsluitend voor het vrijwilligerscontract)
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, judograad, gewicht (in geval van wedstrijddeelname)
• Gevoelige gegevens in verband met dieet, allergieën en andere bijzondere vereisten in verband met gezondheid, in geval van het organiseren van
  evenementen met maaltijden, en gegevens die relevant zijn voor het veilig
  beoefenen van de judosport (onder andere fysieke en geestelijke beperkingen)
• Beeldmateriaal: foto's en video's gemaakt tijdens trainingen, wedstrijden en clubactiviteiten

Het verstrekken van deze gegevens is noodzakelijk om lid te kunnen worden en om je aan te sluiten en te verzekeren bij de Vlaamse Judofederatie. Zonder deze gegevens kunnen wij het lidmaatschap niet uitvoeren. Gegevens over gezondheid en beeldmateriaal zijn optioneel en berusten op je toestemming.

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door:

• Bestuursleden van de vereniging
• Vrijwilligers van de vereniging
• De Vlaamse Judofederatie (VJF) vzw
• De verzekeringsmaatschappij: in geval van een schadeaangifte wordt de
  verzekeringsmaatschappij van de omstandigheden van het ongeval en de door de geneesheer gestelde diagnose ingelicht door de club. Het lid dient eventuele bijkomende persoonlijke gegevens op vraag van de verzekeringsmaatschappij rechtstreeks te bezorgen.

Daarnaast doen wij een beroep op dienstverleners die onze website en
administratie mogelijk maken. Zie punt 10.

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken
indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven
doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers waarmee wij geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit
wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bijvoorbeeld in het kader van een
politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hiervoor
toestemming geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6. Foto's en video's

Tijdens trainingen, wedstrijden en clubactiviteiten worden foto's en video's
gemaakt. Zo laten we zien wat er leeft in de club.

Wij publiceren beeldmateriaal enkel wanneer je ons daarvoor bij de inschrijving
uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. Voor leden jonger dan achttien jaar geven de ouders of de voogd die toestemming. Je kan die toestemming op elk moment intrekken, zonder opgave van reden en zonder kosten.

Bij sfeerbeelden van een groep in actie ligt de nadruk op de activiteit. Voor
beelden waarop iemand duidelijk en herkenbaar centraal staat, vragen wij
afzonderlijk toestemming.

Wil je een foto of video verwijderd zien, mail dan naar info@judo-stene.be met
een korte omschrijving of de link naar de pagina. Wij verwijderen het beeld zo
snel mogelijk en uiterlijk binnen dertig dagen van onze website. Je hoeft geen
reden op te geven.

Aan ouders en bezoekers die zelf foto's maken, vragen wij om rekening te houden met de privacy van andere leden en geen herkenbare beelden van andermans kinderen online te plaatsen zonder toestemming.

7. Minderjarigen

Een groot deel van onze leden is minderjarig. Voor leden jonger dan achttien jaar worden de gegevens verstrekt door de ouders of de wettelijke voogd, die ook de toestemmingen geven voor beeldmateriaal en gezondheidsgegevens. Ouders kunnen de rechten uit punt 9 uitoefenen namens hun kind.

8. Bewaartermijn

Judo Stene VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist:

• Leden- en contactgegevens: zolang je lid bent, en daarna [5] jaar
• Boekhoudkundige gegevens: 7 jaar, zoals wettelijk vereist
• Verzekerings- en ongevallendossiers: zolang nodig voor de afhandeling en de
  wettelijke aansprakelijkheidstermijnen
• Gezondheidsgegevens: zolang je lid bent, en daarna verwijderd
• Beeldmateriaal: tot je je toestemming intrekt
• Clubarchief (historische foto's, ledenlijsten, verslagen): langdurig bewaard
  voor archiefdoeleinden in het algemeen belang, in overeenstemming met artikel 89 AVG

9. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op:

• inzage in en een kopie van de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van je gegevens ("recht op vergetelheid");
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van je gegevens naar jezelf of een andere organisatie;
• bezwaar tegen de verwerking van je gegevens of een deel daarvan;
• intrekking van je toestemming, op elk moment en zonder opgave van reden.

Je kan deze rechten uitoefenen via info@judo-stene.be. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je adequaat te identificeren. Dat kan bijvoorbeeld in afspraak gebeuren tijdens de judotraining in onze dojo. Wij antwoorden binnen één maand.

Wij nemen geen beslissingen op basis van geautomatiseerde verwerking of
profilering.

10. Onze website

• Onze website plaatst geen cookies en gebruikt geen bezoekersstatistieken. Zie ons cookiebeleid voor meer uitleg.
• De website wordt gehost bij Cloudflare; de inhoud wordt beheerd via Sanity.
• Inschrijvingen verlopen via een formulier van Google. De ingevulde gegevens komen terecht in een afgeschermd document dat enkel toegankelijk is voor bestuursleden. Google treedt daarbij op als verwerker. Hierbij kunnen gegevens verwerkt worden buiten de Europese Economische Ruimte, op basis van de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming van de Europese Commissie.
• Op de pagina Praktisch tonen wij een kaart van OpenStreetMap. Daarbij ontvangt OpenStreetMap het IP-adres van je browser. OpenStreetMap is een non-profit organisatie die geen advertenties toont en geen profielen opbouwt.

11. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Judo Stene VZW van je gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Toegang tot ledengegevens is beperkt tot de bestuursleden die ze nodig hebben.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

12. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen via info@judo-stene.be.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,
contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Dit is de
toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

13. Wijziging van de privacyverklaring

Judo Stene VZW kan haar privacyverklaring steeds wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

Laatst bijgewerkt op [TODO: datum invullen].